Warum der PDF-Versand per E-Mail schiefgehen kann
E-Mail-Anhänge sind auf etwa 25 MB begrenzt, und gescannte PDFs, Broschüren und Design-Proofs überschreiten das schnell. Ein kleinerer Anhang ist kaum sicherer: Er liegt für immer in mehreren Postfächern und Backups, und Sie können ihn nicht zurückholen.
Ein Link löst beide Probleme. Das Dokument bleibt auf einem Server, den Sie kontrollieren, die E-Mail bleibt klein, und Sie können den Link abschalten.
So bleibt ein vertrauliches PDF vertraulich
Kombinieren Sie bei allem Sensiblen die Kontrollen. Alle sind im kostenlosen Tarif verfügbar:
- Fügen Sie ein Passwort hinzu und senden Sie es über einen anderen Kanal als den Link.
- Legen Sie eine kurze Laufzeit fest, etwa 24 Stunden, damit der Link nach der Frist stirbt.
- Nutzen Sie ein Download-Limit von eins für eine einmalige Lieferung.
- Binden Sie den Link an eine E-Mail-Adresse, die der Empfänger mit einem Einmalcode bestätigt.
Dokumente, die am häufigsten gesendet werden
Typische PDFs, die sich so versenden lassen:
Verträge und Angebote
Namen, Adressen und Preise verdienen ein Schloss, keinen offenen Link.
Rechnungen und Kontoauszüge
Senden Sie sie an die richtige Person und wissen Sie, wann sie heruntergeladen wurden.
Scans und Ausweiskopien
Pass- und Ausweisscans sollten nach der Nutzung ablaufen.
Berichte und Angebote
Große Präsentationen mit Bildern, mit einem Link geteilt und nachverfolgbaren Downloads.
Broschüren und Kataloge
Druckfertige PDFs, die E-Mail-Limits überschreiten.
Bewerbungsunterlagen
Mehrere PDFs in einem Gruppenlink.
Andere Dokumenttypen
PDF ist am häufigsten, aber dieselbe Seite funktioniert für Word, Excel, PowerPoint, Textdateien, E-Books und Archive. Nur Formate, die der Browser anzeigen kann, öffnen sich direkt; alles andere wird normal heruntergeladen. Die Dateigröße begrenzt der Tarif, nicht das Format.
Dokumente empfangen, nicht nur senden
Wenn Sie Dokumente von Kunden oder Bewerbern einsammeln, geben Sie ihnen einen Link zu einer Upload Inbox oder einem Drop Room mit Frist. Sie laden ohne Konten hoch, Sie nehmen jede Datei an oder lehnen sie ab, und alles landet in Ihrem Cloud-Speicher. Für wiederkehrende Kunden ergänzt ein Portal im eigenen Branding das Signieren per Klick.
So senden Sie ein PDF sicher in vier Schritten
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1
PDF ablegen
Ziehen Sie das Dokument auf das Upload-Feld.
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2
Passwort und Laufzeit festlegen
Schützen Sie vertrauliche Dateien und wählen Sie, wie lange der Link funktioniert.
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3
Link teilen
Senden Sie den Link in einer E-Mail oder Nachricht und das Passwort getrennt.
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4
Prüfen und widerrufen
Sehen Sie Downloads in Ihrem Cabinet und schalten Sie den Link ab, wenn das Dokument angekommen ist.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen PDF-Link kostenlos mit Passwort schützen?
Ja. Link-Passwörter sind im kostenlosen Tarif enthalten.
Wie großes PDF kann ich senden?
Bis 5 GB pro Datei im kostenlosen Tarif.
Kann der Empfänger lesen, ohne herunterzuladen?
Ja. PDFs werden im Browser als Vorschau angezeigt.
Ist das PDF selbst verschlüsselt?
Der Link ist durch ein Passwort geschützt. Um den Dateiinhalt zu verschlüsseln, verschlüsseln Sie ihn zuerst; die Windows-App bietet optionale lokale Verschlüsselung.
Gilt der Link für immer?
Nein. Wählen Sie eine Laufzeit oder widerrufen Sie ihn selbst jederzeit.