Was eine Drop Room ist
Ein normaler Freigabelink ist eine Einbahnstraße: Sie laden hoch, die anderen laden herunter. Ein Upload-Link wie die Upload Inbox ist die Straße in Gegenrichtung. Eine Drop Room ist ein Treffpunkt. Alle mit dem Link — und dem Passwort, falls Sie eines setzen — landen auf derselben Seite, wo sie Dateien ablegen, Dateien mitnehmen, eine kurze Nachricht hinterlassen und sehen können, was andere getan haben.
Das bestimmende Merkmal ist die Frist. Beim Erstellen eines Raums wählen Sie, wie lange er existiert. Wenn diese Zeit eintritt, schließt sich der öffentliche Link, und die Dateien werden aus dem Speicher gelöscht, nicht nur versteckt. Sie können den Raum auch jederzeit selbst zerstören. Das Ergebnis ist ein Arbeitsbereich, der hinter sich aufräumt, sodass sensibles Material nicht noch Monate nach Projektende online liegt.
Besucher brauchen kein Konto. Sie öffnen den Link, sagen optional, wer sie sind, und legen los.
Wann Sie eine Drop Room nutzen
Projektübergaben
Geben Sie einem Kunden die fertigen Dateien, sammeln Sie im Gegenzug sein Feedback und Material ein und schließen Sie alles am Liefertag.
Foto- und Videolieferung
Teilen Sie eine Galerie mit einer Familie oder einer Hochzeitsgesellschaft und lassen Sie sie eine begrenzte Zeit lang eigene Bilder hinzufügen. Siehe Foto- und Video-Hosting.
Dokumentensammlung
Sammeln Sie Pässe, Zeugnisse oder unterschriebene Formulare für einen Vorgang mit klarem Enddatum, etwa Visum, Hypothek oder Prüfung.
Veranstaltungen und Konferenzen
Ein Raum, in dem Vortragende Folien hochladen und Teilnehmende danach die Unterlagen herunterladen.
Verhandlungen und Due Diligence
Ein temporärer Datenraum, in dem jede Seite Dokumente ablegt, mit einem Aktivitätsprotokoll, das zeigt, wer was geöffnet hat.
Teamübergaben
Geben Sie einem Auftragnehmer ein großes Set Arbeitsdateien und lassen Sie alles verschwinden, wenn der Vertrag endet.
Was in einem Raum steckt
- Übertragung in beide Richtungen: Besucher können Dateien hochladen, herunterladen oder beides. Uploads oder Downloads können Sie in den Einstellungen abschalten.
- Ein Passwort: Schützen Sie den Raum mit einem Passwort, sodass nur Eingeladene hineinkommen.
- Besuchernamen: Bitten Sie jeden Besucher, einmal pro Besuch einen Namen anzugeben, damit das Aktivitätsprotokoll Personen statt anonymer Adressen zeigt.
- Ordner: Sortieren Sie Dateien im Raum in Ordner und verschieben Sie sie zwischen ihnen.
- Ihre eigenen Dateien: Hängen Sie Dateien an, die Sie bereits in Ihrem Konto haben, oder laden Sie neue direkt in den Raum.
- Ein Live-Aktivitätsprotokoll: wer hochgeladen, angesehen, heruntergeladen, unterschrieben oder eine Nachricht hinterlassen hat — für alle im Raum sichtbar, als gemeinsames, vertrauenswürdiges Protokoll.
- Nachrichten: kurze Notizen im Protokoll, für schnelle Abstimmung ohne separaten Chat.
- Elektronische Unterschrift (ab Tarif Access): Bitten Sie Besucher zu bestätigen, dass sie ein Dokument gelesen haben und zustimmen, bevor sie fortfahren. Name, E-Mail, IP-Adresse und Zeit werden als Nachweis der Ein-Klick-Unterschrift gespeichert.
Fristen, Limits und was „gelöscht“ bedeutet
Die Frist ist Pflicht, denn der Sinn eines Raums ist, dass er endet. Wie lange ein Raum bestehen und wie viele Dateien er enthalten kann, hängt von Ihrem Tarif ab: Im Tarif Free können Sie einen aktiven Raum mit bis zu 10 Dateien und einer Frist von bis zu 3 Tagen betreiben. Bezahlte Tarife erhöhen die Zahl der Räume, die Dateien pro Raum und die maximale Dauer — bis zu 90 Tage im höchsten Tarif. Aktuelle Zahlen finden Sie auf der Tarifseite.
Eine geplante Aufgabe läuft stündlich und bereinigt abgelaufene Räume. Sie entfernt die Dateien aus dem Speicher und schließt den Link. Die Limits eines Raums werden bei der Erstellung festgelegt, ein späterer Tarifwechsel ändert einen bereits bestehenden Raum also nicht. Sie können einen Raum in seinen Einstellungen verlängern, im Rahmen des Maximums Ihres Tarifs.
Einen Raum von Hand zu zerstören, bewirkt dasselbe sofort. Es lässt sich nicht rückgängig machen, und genau das macht es für sensible Arbeiten vertrauenswürdig.
Drop Room, Upload-Link oder Freigabelink?
- Nutzen Sie einen Gruppenlink, wenn Sie nur ein Set Dateien in eine Richtung senden müssen.
- Nutzen Sie eine Upload Inbox, wenn viele verschiedene Personen Ihnen im Lauf der Zeit Dateien senden.
- Nutzen Sie eine Drop Room, wenn zwei oder mehr Parteien an einem Ort für begrenzte Zeit Dateien austauschen müssen.
- Nutzen Sie ein Client Portal, wenn der Austausch dauerhaft ist und Sie eine Seite im eigenen Branding für einen Kunden wünschen.
Drop Rooms werden im Bereich Räume Ihres Kontos verwaltet, neben Ihren Dateien, Links und Ihrer Inbox.
So erstellen Sie eine Drop Room
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1
Räume in Ihrem Bereich öffnen
Melden Sie sich an (ein kostenloses Konto genügt) und öffnen Sie den Bereich Räume.
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2
Drop Room erstellen
Geben Sie einen Namen ein, legen Sie die Frist fest und bestimmen Sie, ob Besucher hoch- und herunterladen dürfen und einen Namen angeben müssen. Fügen Sie bei Bedarf ein Passwort hinzu.
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3
Dateien hinzufügen und den Link teilen
Hängen Sie Dateien aus Ihrem Konto an oder laden Sie sie direkt hoch. Kopieren Sie den öffentlichen Link und senden Sie ihn an die, die beitreten sollen.
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4
Die Frist schließen lassen
Läuft die Zeit ab, werden der Raum und alle seine Dateien gelöscht. Oder zerstören Sie ihn vorher selbst.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Drop Room kostenlos?
Ja. Jeder Tarif, auch Free, enthält Drop Rooms. Anzahl der Räume, Dateien und maximale Dauer wachsen mit Ihrem Tarif.
Brauchen Besucher ein Konto?
Nein. Sie brauchen nur den Link, plus das Passwort, falls Sie eines gesetzt haben. Sie können sie bitten, einen Namen einzugeben.
Was passiert, wenn die Frist abläuft?
Der öffentliche Link schließt sich und jede Datei im Raum wird aus dem Speicher gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Kann ich einen Raum vor der Frist schließen?
Ja. Nutzen Sie Raum zerstören in den Einstellungen. Alle Dateien werden sofort gelöscht.
Sehen Besucher die Aktivitäten der anderen?
Ja. Das Aktivitätsprotokoll ist im Raum geteilt, sodass alle sehen, wer hochgeladen, heruntergeladen, unterschrieben oder eine Nachricht geschrieben hat. Es ist ein vertrauenswürdiger gemeinsamer Bereich, kein privater Chat.
Kann ich Leute bitten, ein Dokument zu unterschreiben?
Ja, ab dem Tarif Access. Besucher bestätigen, dass sie die Datei gelesen haben und elektronisch unterschreiben wollen. Name, E-Mail, IP-Adresse und Zeit werden erfasst. Das ist ein Ein-Klick-Unterschriftsnachweis, keine kryptografische PDF-Signatur.
Wie unterscheidet sich eine Drop Room von einem Client Portal?
Eine Drop Room ist temporär und endet an einer Frist. Ein Client Portal ist dauerhaft, hat eine eigene Adresse und kann im eigenen Branding erscheinen.