Чем плоха отправка PDF по почте
Вложения в письмах ограничены примерно 25 МБ, а сканированные PDF, брошюры и макеты быстро их превышают. Вложение поменьше не намного безопаснее: оно навсегда оседает в нескольких почтовых ящиках и резервных копиях, и забрать его нельзя.
Ссылка решает обе проблемы. Документ остаётся на сервере, который вы контролируете, письмо — маленьким, а ссылку можно отключить.
Как сохранить конфиденциальный PDF конфиденциальным
Для чувствительных документов сочетайте инструменты. Все они доступны на бесплатном тарифе:
- Добавьте пароль и передайте его другим каналом, нежели ссылку.
- Задайте короткий срок жизни, например 24 часа, чтобы ссылка отключилась после дедлайна.
- Используйте лимит скачиваний, равный одному, для разовой передачи.
- Привяжите ссылку к одному адресу электронной почты, который получатель подтверждает одноразовым кодом.
Какие документы отправляют чаще всего
Типичные PDF, которые стоит отправлять именно так:
Договоры и сметы
Имена, адреса и цены заслуживают замка, а не открытой ссылки.
Счета и выписки
Отправляйте их нужному человеку и знайте, когда их скачали.
Сканы и копии документов
Сканы паспортов и удостоверений должны истекать после использования.
Отчёты и коммерческие предложения
Крупные презентации с изображениями — одной ссылкой и с отслеживанием скачиваний.
Брошюры и каталоги
PDF для печати, превышающие лимиты почты.
Пакеты документов
Несколько PDF под одной групповой ссылкой.
Другие типы документов
PDF — самый частый случай, но та же страница подходит для Word, Excel, PowerPoint, текстовых файлов, электронных книг и архивов. Прямо в браузере открываются только форматы, которые он умеет показывать; всё остальное скачивается как обычно. Размер файла ограничен тарифом, а не форматом.
Получайте документы, а не только отправляйте
Если вы собираете документы у клиентов или соискателей, дайте им ссылку на Upload Inbox или Drop Room с дедлайном. Они загружают без аккаунтов, вы принимаете или отклоняете каждый файл, и всё попадает в ваше облако. Для постоянных клиентов брендированный портал добавляет подпись в один клик.
Как безопасно отправить PDF за четыре шага
-
1
Перетащите PDF
Перетащите документ в окно загрузки.
-
2
Задайте пароль и срок жизни
Защитите конфиденциальные файлы и выберите, как долго работает ссылка.
-
3
Поделитесь ссылкой
Отправьте ссылку в письме или сообщении, а пароль — отдельно.
-
4
Проверьте и отзовите
Смотрите скачивания в кабинете и отключите ссылку, когда документ получен.
Частые вопросы
Можно ли бесплатно поставить пароль на ссылку на PDF?
Да. Пароли на ссылки входят в бесплатный тариф.
Какой размер PDF можно отправить?
До 5 ГБ на файл на бесплатном тарифе.
Может ли получатель прочитать без скачивания?
Да. PDF открываются для просмотра в браузере.
Шифруется ли сам PDF?
Ссылка защищена паролем. Чтобы зашифровать содержимое файла, зашифруйте его заранее; приложение для Windows предлагает необязательное локальное шифрование.
Будет ли ссылка работать вечно?
Нет. Выберите срок жизни или отзовите её сами в любой момент.