Pourquoi envoyer un PDF par e-mail peut mal tourner
Les pièces jointes sont plafonnées vers 25 Mo, et les PDF scannés, brochures et épreuves de design les dépassent vite. Une pièce jointe plus petite n’est guère plus sûre : elle reste dans plusieurs boîtes de réception et sauvegardes pour toujours, et vous ne pouvez pas la reprendre.
Un lien règle les deux problèmes. Le document reste sur un serveur que vous contrôlez, l’e-mail reste léger et vous pouvez désactiver le lien.
Comment garder confidentiel un PDF confidentiel
Pour tout ce qui est sensible, combinez les contrôles. Ils sont tous disponibles avec l’offre gratuite :
- Ajoutez un mot de passe et envoyez-le par un autre canal que le lien.
- Fixez une durée de vie courte, par exemple 24 heures, pour que le lien meure après l’échéance.
- Utilisez une limite de téléchargements à un pour une livraison unique.
- Verrouillez le lien sur une seule adresse e-mail, que le destinataire confirme avec un code à usage unique.
Les documents les plus envoyés
PDF typiques qui méritent d’être envoyés ainsi :
Contrats et devis
Noms, adresses et prix méritent un cadenas, pas un lien ouvert.
Factures et relevés
Envoyez-les à la bonne personne et sachez quand ils ont été téléchargés.
Scans et copies de pièces d’identité
Les scans de passeports et de cartes d’identité devraient expirer après usage.
Rapports et propositions
De grosses présentations avec images, partagées en un lien avec téléchargements suivis.
Brochures et catalogues
Des PDF prêts à imprimer qui dépassent les limites de l’e-mail.
Dossiers de candidature
Plusieurs PDF dans un lien de groupe.
Autres types de documents
Le PDF est le plus courant, mais la même page convient pour Word, Excel, PowerPoint, fichiers texte, livres numériques et archives. Seuls les formats que le navigateur sait prévisualiser s’ouvrent en ligne ; tout le reste se télécharge normalement. La taille du fichier est limitée par l’offre, pas par le format.
Recevez des documents, pas seulement en envoyer
Si vous collectez des documents auprès de clients ou de candidats, donnez-leur un lien vers un Upload Inbox ou une Drop Room avec échéance. Ils envoient sans compte, vous acceptez ou refusez chaque fichier, et tout arrive dans votre stockage cloud. Pour les clients récurrents, un portail à votre marque ajoute la signature en un clic.
Comment envoyer un PDF en toute sécurité en quatre étapes
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1
Déposez le PDF
Glissez le document dans la zone d’envoi.
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2
Définissez mot de passe et durée de vie
Protégez les fichiers confidentiels et choisissez la durée de fonctionnement du lien.
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3
Partagez le lien
Envoyez le lien dans un e-mail ou un message, et le mot de passe séparément.
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4
Vérifiez et révoquez
Consultez les téléchargements dans votre cabinet et désactivez le lien une fois le document reçu.
Questions fréquentes
Puis-je protéger un lien de PDF par mot de passe gratuitement ?
Oui. Les mots de passe de lien sont inclus dans l’offre gratuite.
Quelle taille de PDF puis-je envoyer ?
Jusqu’à 5 Go par fichier avec l’offre gratuite.
Le destinataire peut-il lire sans télécharger ?
Oui. Les PDF s’affichent en aperçu dans le navigateur.
Le PDF lui-même est-il chiffré ?
Le lien est protégé par mot de passe. Pour chiffrer le contenu du fichier, chiffrez-le d’abord ; l’appli Windows propose un chiffrement local facultatif.
Le lien durera-t-il éternellement ?
Non. Choisissez une durée de vie, ou révoquez-le vous-même à tout moment.