Drop Room چیست
لینک اشتراک‌گذاری معمولی یک خیابان یک‌طرفه است: شما آپلود می‌کنید و آن‌ها دانلود. لینک آپلودی مثل Upload Inbox همان خیابان در جهت مخالف است. Drop Room یک محل ملاقات است. همهٔ کسانی که لینک را دارند — و گذرواژه، اگر گذاشته باشید — به یک صفحه می‌رسند که در آن می‌توانند فایل رها کنند، فایل بردارند، پیام کوتاهی بگذارند و ببینند دیگران چه کرده‌اند.
ویژگی تعیین‌کننده مهلت است. هنگام ساخت اتاق انتخاب می‌کنید چقدر وجود داشته باشد. وقتی آن زمان برسد لینک عمومی بسته میشود و فایلها از فضای ذخیرهسازی پاک میشوند، نه اینکه فقط پنهان شوند. هر زمان هم می‌توانید خودتان اتاق را نابود کنید. نتیجه یک محیط کار است که خودش را تمیز میکند، پس مطالب حساس ماه‌ها پس از پایان پروژه آنلاین نمی‌مانند.
هیچ بازدیدکننده‌ای حساب لازم ندارد. لینک را باز میکند، در صورت تمایل می‌گوید کیست و شروع به کار میکند.
چه زمانی از Drop Room استفاده کنیم
تحویل پروژه
فایلهای نهایی را به مشتری بدهید، در عوض بازخورد و مواد او را بگیرید و همه‌چیز را در روز تحویل ببندید.
تحویل عکس و ویدئو
گالری‌ای را با یک خانواده یا مهمانان عروسی به اشتراک بگذارید و بگذارید برای مدتی محدود عکس‌های خودشان را اضافه کنند. میزبانی عکس و ویدئو را ببینید.
جمع‌آوری مدارک
پاسپورت، گواهی یا فرم‌های امضاشده را برای فرایندی با تاریخ پایان روشن، مثل ویزا، وام مسکن یا ممیزی، جمع کنید.
رویدادها و کنفرانس‌ها
یک اتاق برای اینکه سخنرانان اسلایدها را آپلود کنند و شرکت‌کنندگان بعداً مطالب را دانلود کنند.
مذاکره و ارزیابی دقیق
یک اتاق دادهٔ موقت که هر طرف در آن اسناد می‌گذارد و گزارش فعالیتی که نشان می‌دهد چه کسی چه چیزی را باز کرده است.
واگذاری‌های تیمی
مجموعهٔ بزرگی از فایلهای کاری را به یک پیمانکار بدهید و وقتی قرارداد تمام شد همه ناپدید شود.
درون یک اتاق چه چیزهایی هست
- انتقال دوطرفه: بازدیدکنندگان می‌توانند فایل آپلود کنند، دانلود کنند یا هر دو. می‌توانید آپلود یا دانلود را از تنظیمات خاموش کنید.
- گذرواژه: اتاق را با گذرواژه محافظت کنید تا فقط افراد دعوت‌شده وارد شوند.
- نام بازدیدکنندگان: از هر بازدیدکننده بخواهید یک بار در هر بازدید نامی بدهد تا گزارش فعالیت به‌جای نشانی‌های ناشناس آدم‌ها را نشان دهد.
- پوشه‌ها: فایلها را درون اتاق در پوشه‌ها مرتب کنید و بین آن‌ها جابه‌جا کنید.
- فایلهای خودتان: فایل‌هایی را که از قبل در حسابتان دارید پیوست کنید یا فایل تازه مستقیم در اتاق آپلود کنید.
- گزارش فعالیت زنده: چه کسی آپلود، مشاهده، دانلود، امضا یا پیام گذاشته — برای همهٔ اتاق قابل‌مشاهده، به‌عنوان یک ثبت مشترک و قابلاعتماد.
- پیام‌ها: یادداشت‌های کوتاه در گزارش، برای هماهنگی سریع بدون گفتوگوی جداگانه.
- امضای الکترونیکی (از طرح Access): از بازدیدکنندگان بخواهید پیش از ادامه تأیید کنند سندی را خواندهاند و موافق‌اند. نام، ایمیل، نشانی IP و زمان به‌عنوان مدرک اقدام امضا با یک کلیک ثبت میشود.
مهلت‌ها، محدودیت‌ها و معنای «حذف‌شده»
مهلت اجباری است، چون فلسفهٔ اتاق این است که تمام میشود. اینکه اتاق چقدر میتواند دوام بیاورد و چند فایل در آن جا شود به طرح شما بستگی دارد: در طرح Free می‌توانید یک اتاق فعال با حداکثر ۱۰ فایل و مهلتی تا ۳ روز داشته باشید. طرح‌های پولی تعداد اتاقها، فایلهای هر اتاق و حداکثر مدت را افزایش می‌دهند — تا ۹۰ روز در بالاترین طرح. اعداد فعلی را در صفحهٔ طرحها ببینید.
یک کار زمان‌بندی‌شده هر ساعت اجرا میشود و اتاق‌های منقضی را پاک میکند. فایلها را از فضای ذخیرهسازی برمی‌دارد و لینک را می‌بندد. محدودیت‌های اتاق هنگام ساخت ثابت میشوند، پس ارتقا یا تنزل طرح در آینده اتاقی را که قبلاً ساخته شده تغییر نمی‌دهد. می‌توانید اتاق را از تنظیماتش و در حد بیشینهٔ طرح خود تمدید کنید.
نابودکردن دستی اتاق همان کار را بی‌درنگ انجام می‌دهد. برگشتپذیر نیست و همین باعث میشود برای کار حساس قابلاعتماد باشد.
Drop Room، لینک آپلود یا لینک اشتراک‌گذاری؟
- وقتی فقط باید یک مجموعه فایل را یک‌طرفه بفرستید از لینک گروهی استفاده کنید.
- وقتی افراد مختلف زیادی در طول زمان برای شما فایل می‌فرستند از Upload Inbox استفاده کنید.
- وقتی دو یا چند طرف باید در یک جا برای مدتی محدود فایل مبادله کنند از Drop Room استفاده کنید.
- وقتی تبادل دائمی است و برای یک مشتری صفحه‌ای با برند خودتان می‌خواهید از Client Portal استفاده کنید.
Drop Rooms از بخش «اتاقها» در پنل شما، کنار فایلها، لینک‌ها و صندوق ورودی‌تان مدیریت میشوند.
چطور یک Drop Room بسازیم
-
1
در پنل «اتاقها» را باز کنید
وارد شوید (یک حساب رایگان کافی است) و بخش «اتاقها» را باز کنید.
-
2
یک Drop Room بسازید
نامی بدهید، مهلت را تعیین کنید و تصمیم بگیرید بازدیدکنندگان بتوانند آپلود و دانلود کنند و باید نامی بدهند یا نه. در صورت نیاز گذرواژه اضافه کنید.
-
3
فایل اضافه کنید و لینک را به اشتراک بگذارید
فایل‌هایی را از حسابتان پیوست کنید یا مستقیم آپلود کنید. لینک عمومی را کپی کنید و برای کسانی که باید بپیوندند بفرستید.
-
4
بگذارید مهلت آن را ببندد
وقتی زمان تمام شود اتاق و همهٔ فایل‌هایش پاک میشوند. یا خودتان زودتر نابودش کنید.
پرسش‌های متداول
آیا Drop Room رایگان است؟
بله. همهٔ طرحها، از جمله Free، Drop Room دارند. تعداد اتاقها، فایلها و حداکثر مدت با طرح شما رشد میکند.
آیا بازدیدکنندگان حساب لازم دارند؟
خیر. فقط لینک لازم دارند، و گذرواژه اگر تعیین کرده باشید. می‌توانید از آن‌ها بخواهید نامی وارد کنند.
وقتی مهلت میگذرد چه میشود؟
لینک عمومی بسته میشود و همهٔ فایلهای اتاق از فضای ذخیرهسازی پاک میشوند. این کار برگشتپذیر نیست.
آیا میتوانم اتاق را پیش از مهلت ببندم؟
بله. در تنظیمات از «نابود کردن اتاق» استفاده کنید. همهٔ فایلها بلافاصله پاک میشوند.
آیا بازدیدکنندگان فعالیت یکدیگر را میبینند؟
بله. گزارش فعالیت درون اتاق مشترک است، پس همه میبینند چه کسی آپلود، دانلود، امضا یا پیام نوشته است. این یک فضای مشترک قابلاعتماد است، نه گفتوگوی خصوصی.
آیا میتوانم از مردم بخواهم سندی را امضا کنند؟
بله، از طرح Access به بالا. بازدیدکنندگان تأیید میکنند فایل را خواندهاند و موافق امضای الکترونیکی آناند. نام، ایمیل، نشانی IP و زمان ثبت میشود. این یک ثبت امضای تککلیکی است، نه امضای رمزنگاشتی PDF.
Drop Room با Client Portal چه فرقی دارد؟
Drop Room موقت است و در مهلت تمام میشود. Client Portal دائمی است، آدرس سفارشی دارد و میتواند با برند شما باشد.